Adviseur procesoptimalisatie

2. Opdrachtbeschrijving

Functietitel van de externe: Adviseur procesoptimalisatie
Uitgebreide omschrijving van de opdracht:
1. Inleiding
Binnen het sociaal domein worden verschillende werkprocessen geoptimaliseerd en gedigitaliseerd. Deze transitie vereist niet alleen technische aanpassingen, maar ook een fundamentele verandering in werkwijzen en organisatiecultuur.
De gemeente Hellendoorn is daarom op zoek naar een externe coach die een essentiële rol speelt in het begeleiden van de organisatie naar een procesgerichte werkwijze. De coach zal de borging van procesoptimalisatie en digitalisering ondersteunen en tegelijkertijd operationele werkzaamheden blijven uitvoeren.
2. Doel van de opdracht

• De borging en overdracht van proceskennis binnen de organisatie;
• Het begeleiden van medewerkers in de vertaalslag van uitvoering naar proces en applicatie-inrichting;
• Het ondersteunen van de lijnorganisatie bij de implementatie van procesoptimalisaties;
• De organisatie klaarmaken voor digitale transitie en continue verbetering in de PDCA-cyclus;
• De integratie van de aanbevelingen uit de nulmeting WMO & Jeugdwet.
• Implementatie van het Inwonerportaal Sociaal Domein, zodat burgers digitaal aanvragen kunnen indienen en de status van hun aanvragen kunnen inzien

3. Scope en werkzaamheden

• Coachen en begeleiden van medewerkers en teams binnen het sociaal domein;
• Ondersteunen bij de vertaling van werkprocessen naar geoptimaliseerde, digitale oplossingen;
• Adviseren bij het herontwerpen en implementeren van geoptimaliseerde werkprocessen voor de Participatiewet, Jeugdwet en Wmo;
• Samenwerken met interne en externe stakeholders voor het verbeteren van gegevensuitwisseling en IT-processen;
• Actieve participatie in stuurgroepen en overlegstructuren;
• Borging van kennis binnen de organisatie, inclusief overdracht aan toekomstige procesadviseurs;
• Ondersteuning bij de inrichting van key-user structuren binnen de organisatie;
• Optimaliseren van het gebruik en de integratie van het applicatielandschap.
• Toezicht houden op de implementatie van het Inwonerportaal Sociaal Domein

4. Verwachte resultaten

• Een volledig gedigitaliseerd werkproces binnen het sociaal domein waarbij optimalisatie heeft plaatsgevonden en onnodige processtappen zijn geëlimineerd;
• Implementatie van een vereenvoudigde werkstructuur waarin vier kolommen (frontoffice, consulent, procesondersteuner en backoffice) zijn teruggebracht naar twee (consulent en backoffice);
• Een organisatie die zelfstandig in staat is om procesverbeteringen door te voeren en te onderhouden;
• Borging van kennis door middel van coaching en documentatie;
• Effectieve samenwerking tussen sociaal domein en IT-afdeling;
• Integratie van managementinformatie in een uniform dashboard.
• Invoering van het Inwonerportaal Sociaal Domein om digitale toegang voor burgers te faciliteren